Riya Widayanti, S.Kom, MMSI
Dosen Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Esa Unggul, Jakarta
Knowldege management menjadi bidang yang
penting dalam proses pembelajaran sebuah organisasi. Penge-tahuan yang
dimiliki oleh organisasi harus mampu memberikan kemajuan bagi organisasi
itu sendiri. Agar organisasi dapat bertahan hidup, maka diwajibkan agar
setiap orang yang ada di dalam organisasi sharing penge-tahuan. Untuk
itu dibutuhkan manajemen yang kuat agar pengetahuan tersebut mengakar di
setiap individu dalam organisasi dan tidak hilang begitu saja dengan
didukung infrastruktur untuk penyebaran informasi di lingkungan
organisasi.
Perkembangan dewasa ini mengajukan pada
makin cepatnya perubahan dalam segalam bidang kehidupan, akibatnya dari
efek globalisasi serta pengembangan teknologi informasi yang sangat
akseleratif. Kondisi ini jelas mengakibatkan per-lunya cara-cara baru
dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan
akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah
saru respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja
memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu
pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah
semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti
pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang
berkualitas dan kom-petitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya
dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan
kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan
penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan
dalam konteks tersebut.
Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang
sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu
dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi.
Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam
menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pencapaiannya akan
merupakan suatu bencana bagi dunia bisnis, oleh karena itu diperlukan
cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka
pengembangan SDM dalam organisasi. Dari sinilah istilah mana-jemen
pengetahuan berkembang sebagai suatu bagian penting dan strategis dalam
pengelolaan SDM pada Perusahaan/organisasi.
Pengetahuan memang merupakan milik
individu, namun dapat dimanfaatkan oleh orga-nisasi dengan tetap
memberikan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam
hubungan ini belajar dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam
peningkatan kapasitas penge-tahuan, oleh karenanya menjadikan individu
sebagai pembelajar merupakan kondisi yang diperlukan sebagai bagian dari
upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui pengintegrasiannya dengan
proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melakukan pengembangan
dirinya menjadi organisasi pembelajar, sebab hanya dalam kondisi yang
demikian individu/pegawai dapat benar-benar menjadi manusia pembelajar.
Pentingnya Learning Organization telah
lama menjadi perhatian para ahli organisasi, terutama semenjak terbitnya
buku karya Peter Senge “The Fifth Discipline” pada tahun 1990,
disamping itu organisasi-organisasi baik organisasi bisnis maupun non
bisnis juga telah mencoba mengembangkan konsep tersebut dalam upaya
menjadikan organisasi mereka kompetitif, dan dalam konteks itulah
manajemen pengetahuan menjadi amat penting, karena dengan pengelolaan
yang tepat dapat menjadi suatu kekuatan kompetitif yang tangguh yang
diperlukan sekali dalam perkembangan global dewasa ini. Berikut ini akan
dikemukakan makna manajemen pengetahuan dengan menggunakan rujukan
utama buku yang ditulis oleh Christina Evans berjudul Managing for
Knowledge, HR’s Strategic Role.
Beda Informasi dan Pengetahuan
Informasi menurut Whitten, P 23 adalah data yang telah diproses atau
diorganisasi ulang manjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari
kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima. Sedangkan
Knowledge adalah data dan information yang disaring lebih jauh
berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, penga-laman dan
keahlian si penerima.
Proses perubahan data menjadi informasi menurut Daven dan port dalam buku Paul L. Tobing dilakukan melalui beberapa tahap:
- Contextualized: memahami manfaaat data yang dikumpulkan
- Categorized: memahami unit analisis atau komponen kunci dari data
- Calculated: menganalisis data secara matematik atu secara statistik
- Corected: menghilangkan kesalahan dari data
- Condensed: meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas
Sedangkan knowledge sebagai informasi
yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi
tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut
memam-pukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang
berbeda atau lebih efektif dari sebelumnya.
Menurut Hendro Wicaksono, informasi
dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang kita bagi, melalui beragam
media komunikasi yang ada (Information is something that we share).
Sedang-kan Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada dalam pikiran kita
(Knowledge is something that is still in our mind).
Kemudian dapat disimpulkan, Informasi
adalah Pengetahuan yang dibagi atau dikomu-nikasikan melalui beragam
media yang ada (Infor-mation is shared knowledge).
Pendapat lain juga mengartikan knowledge
sebagai actionable information atau informasi yang dapat
ditindaklanjuti atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk
bertindak, meng-ambil keputusan dan untuk menmpuh arah ataupun strategi.
Alur Proses Penciptaan Pengetahuan
Information Acquisition (Proses Pengadaan Informasi)
Proses pengadaan informasi adalah proses
mengumpulkan beragam informasi dari berbagai sumber yang dianggap
relevan dengan interes komunitas pemakai sistem manajemen pengetahuan.
Karena itu, proses ini harus dilakukan berdasarkan survei kebutuhan dan
interes anggota komunitas yang yang telah dilakukan terlebih dahulu.
Sumber informasi tidak hanya berasal dari Internet, tetapi juga dari
sumber informasi yang didistribusikan dalam bentuk offline, seperti
CDROM atau DVDROM.
Pada proses pengadaan informasi, ada dua
jenis informasi yang dikumpulkan. Pertama Unstructured Information
(informasi yang tidak terstruktur) dan Structured Information (informasi
yang terstruktur). Unstructured Information adalah informasi yang tidak
mendalam tentang suatu topik. Contohnya adalah artikel surat kabar.
Sedangkan Unstructured Information adalah (sekumpulan) informasi yang
mendalam dan detail tentang suatu topik. Unstructured Information
disimpan dan men-jadi bagian penting dalam Unstructured Knowledge
Creation (Penciptaan Pengetahuan yang Tidak Terstruktur), sedangkan
Structured Information disimpan dalam sistem repository (digital
library).
Unstructured Knowledge Creation (Pencip-taan Pengetahuan Yang Tidak Terstruktur)
Unstructured Knowledge Creation adalah
proses pembelajaran komunitas yang cenderung tidak terstruktur. Tidak
terstruktur dalam hal pengetahuan yang dihasilkan belum mendalam dan
belum fokus pada suatu topik interes tertentu. Tujuan proses ini adalah:
- Agar anggota komunitas mau, berani dan termotivasi berbagi pengetahuan (knowledge sharing).
- Agar anggota komunitas terbiasa dengan sistem manajemen pengetahuan yang akan digunakan.
Discussion Forum (Forum Diskusi, Semi-structured Knowledge Creation)
Setelah pustakawan mendapatkan topik interes anggota komunitas, maka
tahap berikutnya adalah mengajak anggota komunitas untuk
mendiskusikannya secara lebih spesifik dan ter-struktur pada Discussion
Forum. Jika memung-kinkan, pustakawan juga bisa mendorong anggota
komunitas langsung ke proses Structured Knowledge Creation (Penciptaan
Pengetahuan Yang Terstruktur). Tapi ini relatif sulit dilakukan karena
untuk menghasilkan pengetahuan yang terstruktur relatif butuh waktu dan
proses yang tidak sebentar. Yang paling mudah adalah membuat pengetahuan
yang tidak terstruktur menjadi lebih terstruktur dalam Discussion
Forum. Bisa dibilang Discussion Forum adalah Semi-structured Know-ledge
Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Semi Terstruktur).
Structured Knowledge Creation (Penciptaan Pengetahuan Yang Terstruktur)
Pada saat proses di Discussion Forum, bila dirasa pengetahuan yang
tercipta telah cukup detail dan terstruktur, maka pustakawan harus
meng-arahkan kegiatan pembelajaran pada proses berikutnya, yaitu
Structured Knowledge Creation. Dalam proses penciptaan pengetahuan,
proses ini merupakan proses yang sangat penting. Bisa dianggap puncaknya
proses penciptaan pengetahuan. Proses ini merupakan kelanjutan dari
proses Discussion Forum (semi-structured knowledge creation). Juga bisa
merupakan kelanjutan dari proses Unstructured Knowledge Creation,
meskipun hal ini jarang terjadi.
Pada proses ini, biasanya kontribusi
dari anggota komunitas relatif berkurang. Ini dikare-nakan tingkat
kesulitannya yang cukup tinggi. Untuk mengatasi masalah ini, pustakawan
bisa membantu dengan membuat kerangka struktur pengetahuan dan melakukan
kemas-ulang pengetahuan yang didapat dari Discussion Forum dan sumber
referensi. Tapi anggota komunitas diharapkan sebagai kontributor
pengetahuan pada proses ini.
Bisa saja ketika suatu topik interes
sudah mencapai proses Structured Knowledge Creation, tapi topik tersebut
tetap terus didiskusikan ditahap Discussion Forum. Jadi bisa juga
Discussion Forum tempat membahas topik interes dan menghasilkan
pengetahuan baru, sedangkan Structured Knowledge Creation tempat
menyimpan pengetahuan yang sudah disepakati bersama (lihat panah 2 arah
antara proses Discussion Forum dengan Structured Knowledge Creation).
Pengetahuan yang tercipta pada proses
ini, selanjutnya disimpan pada sistem repository sehingga bisa menjadi
referensi kembali pada proses Structured Knowledge Creation (lihat panah
2 arah antara proses Structured Knowledge Creation dengan Digital
Library) maupun Discussion Forum (lihat panah 2 arah antara proses
Discussion Forum dengan Digital Library).
Sistem Repository (Digital Library)
Digital Library berfungsi sebagai:
- Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
- Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
- Tempat menyimpan pengetahuan yang diha-silkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
Semua fungsi di atas dilakukan oleh
pus-takawan. Oleh karena itu, pustakawan sebaiknya punya kemampuan yang
cukup dalam hal pencarian, pengolahan dan kemas-ulang informasi, serta
kemampuan belajar secara cepat dan kemam-puan berkomunikasi.
Konsep Mekanisme Trasformasi Pengeta-huan dalam Organisasi Pembelajar
Transformasi pengetahuan ini bergantung dengan mental dan budaya untuk
setiap individu sehingga aktualisasi aktivitas di dalam organisasi akan
dilandasi pada keyakinan baru sebagai kesepakatan bersama (anggota
organisasi bekerja dengan spirit baru). Berdasarkan model mental
organisasi yang disepakati bersama inilah mereka kemudian
mengakutalisasikan pengetahuannya menjadi strategi, program,
sistem/dokumen baru sebagai pedoman kerja seluruh anggota.
Faktor yang penting dalam Implementasi Knowledge Management
a. Manusia
Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang mampu di-sharing/transfer dalam institusi atau organisasi.
b. Leadersihp
Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang kuat
dengan menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi
dalam mewujudkan visinya.
c. Teknologi
Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat dan waktu yang tepat pula.
d. Organisasi
Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi dalam penyebaran informasi
e. Learning
Kemauan belajar untuk setiap individu sehing-ga muncul ide-ide, inovasi
dan knoeledge baru, yang menjadi komoditas utama dalam KM.
Hal yang esensial dalam knowledge
management adalah terbentuknya lingkungan belajar yang kondusif,
sehingga para pekerja ter-motivasi untuk terus belajar, memanfaatkan
informasi atau pengetahuan yang disediakan perusahaan, dan menumbuh
kembangkan penge-tahuan individualnya serta pada akhirnya mau berbagi
pengetahuan baru yang didapatnya untuk menjadi pengetahuan organisasi,
atau dengan kata lain knowledge management focus agar manusia didalamnya
produktif utnuk menumbuhkembangkan pengetahuan dan mau berbagi
pengetahuan yang dimilikinya.
Perkembangan teknologi informasi telah
meningkatkan produktivitas penemuan pengetahuan (mempermudah proses
pengelolaan pengetahuan) serta mempercepat proses implementasinya,
sehing-ga organisasi untuk menginstitusionalisasikan dan
mendistribusikan pengetahuan yang berasal dari individu anggota
oranisasi sesuai dengna kebutuhan dan perkembangannya.
Sosialisasi dan Promosi
Aplikasi sistem manajamen pengetahuan
yang kompleks tidak akan berguna kalau tidak digunakan oleh
komunitasnya. Karena itu perlu strategi yang tepat untuk memotivasi
anggota komunitas agar menggunakan sistem.
Pertama, sosialisasi. Sosialisasi bisa
dila-kukan dengan melakukan edukasi kepada komunitas pemakai tentang
layanan baru (intranet sistem manajemen pengetahuan) di perpustakaan.
Edukasi juga harus disertai dengan pelatihan cara menggunakan sistem
intranet.
Kedua, promosi. Promosi sebaiknya berisi
manfaat intranet bagi komunitas pemakai perpus-takaan. Jaman sekarang,
biasanya produk berbasis teknologi akan berhasil bisa dikaitkan dengan
gaya hidup modern yang produktif. Karena itu perlu dirumuskan secara
tepat bagaimana mempro-mosikan intranet ini sebagian dari gaya hidup
modern di perpustakaan.
Ketiga, reward (hadiah). Hadiah
merupakan salah satu motivasi orang untuk berbuat sesuatu. Pengelola
Perpustakaan sebaiknya perlu meng-alokasikan dana untuk menyediakan
hadiah bagi pemakai yang paling aktif dan banyak memberikan kontribusi
penciptaan pengetahuan di intranet.
Keempat, Evaluasi. Suatu pengembangan sistem dianggap baik, bila secara
transparan melibatkan pemakai dalam pengembangannya. Karena itu perlu
secara berkala komunitas pemakai diajak berdiskusi mengenai usability
sistem manajamen pengetahuan yang digunakan. Dari sini, akan didapat
masukan-masukan bagi pengembangan sistem lebih lanjut.
Dapat disimpulkan bahwa, baik individu,
kelompok ataupun organisasi harus mampu bertahan di era yang penuh
ketidak-pastian ini. Organisasi pembelajar yang berisi individu
pembelajar yang didukung infrastruktur yang kuat mulai dari pengadaan
informasi sampai dengan pengetahuan yang terstruktur dalam digital
library, untuk selanjutnya disosialisasikan untuk menghasilkan
nilai-nilai baru dalam organisasi. Dimana nilai –nilai baru tersebut
mengubah cara pandang setiap elemen organisasi untuk melakukan
pengembangan ke arah yang lebih baik.
Referensi:
Abell, Angela dan Nigel Oxbrow, ”Computing with Knowledge: The
Information Professional in the Knowledge Management Age”, Library
Association Publication, London, 2001.
American National Standard, ”A Guide to
the Project Management Body of Knowledge”, Project Management Institute,
New Jersey, 2004.
Bell, Housel, “Measuring and Managing Knowledge”, McGraw-Hill, Singapore, 2001.
Davenport, Thomas H and Prusak, L,
“Working Knowledge : How Organizations Manage What They Know”, Harvard
Business School Press, Boston, 1998.
Davidson, Carl & Philip Voss,
“Knowledge Management : An Introduction tocreating Competitive
Advantage fromintellectual capital”, Vision Books, New Delhi, 2003.
Harvard Business School Press, “Harvard Business Review on Knowledge Management”, Harvard Business School Press, Harvard, 1998.
htttp://www.skyrme.com/, tanggal 25 November 2007
http://www.sekitarkita.com, Wcr_putu KM.Doc, 11 September 2007
http://www.ebizzasia.com, 24 Agustus 2007
http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/, 24 September 2007
Housel, Thomas J and Arthur H.Bell, “Measuring and Managing Knowledge”, Mc Graw-Hill International Edition, Boston, 2001.
Jann Hidajat Tjakraatmadja, Donal Crestofel Lantu, Knowledge Management dalam konteks organisasi pembelajar, SBMITB, 2006
Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentl, Kevin C. Dittman, Metode Desain dan Analissi Sistem, 2005.
Kling, Rob, “Learning about
InformationTechnology and Social Change: the Contribution of Social
Informatics”, The Information Society, Vol.16, No.3, pp 217-232, 2000.
Lendy Widayana, “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”, Bayumedia Publishing, 2005.
Malhotra, Yogesh, “From Information
Management to Knowledge Management: Beyond the “Hi-Tech Hidebound
’Systems” dalam K. Srinantaiah dan MED Koenig (ed), “Knowledge
Management for the Information Professional”, Medford, Information
Today, Inc.pp:37-61, New York, 2000.
Munteanu Igor, Ionita Veaceslav IONITA, The Management of Knowledge , Cartier, 2003.
Natarajan, Ganesh, “Knowledge Management: Enabling Business Growth” McGraw Hill, New York, 1999.
Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka,
“The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create
theDynamics of Innovation”, Oxford University Press, Oxford, 1995.
Paul L. Tobing, Konsep Knowledge Management, Konsep, Arsitektur dan Implementasi, Graha Ilmu, 2007.
Setiarso, Bambang, “Knowledge Sharing in
Organizations: models and mechanism”, Special Library Conference May
15-17, 2005.p 14, Kuala Lumpur, 2005.
______________, ”Strategi Pengelolaan
Knowledge untuk Meningkatkan Daya Saing UKM”. Proceeding Seminar Ilmiah
Nasional PESAT 2005, Universitas Guna Darma, Jakarta, 2005.
Subagyo, H, “Metodologi Pengukuran
Peranan Forum Diskusi dalam Proses Berbagi Knowledge; Kasus Intra
PDII-LIPI”, Diklat Peneliti Tingkat I, Jakarta, 2006.
Tiwana, Amrit, ”Knoeledge Management Toolkit”, Prentice Hall, New Jersey, 2002.
Tjaraamadja, Jaan Hidayat, “Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajaran”, 2006.
Kata kunci :
universitas ,
sistem informasi
